거의 대부분의 아파트들이 관리규약에 보면 시설물등의 사용료 등 관리외수익에 대하여 예비비로 적립하는 금액외에는 전액 장기수선충당금으로 적립하도록 강제화하고 있습니다. 이렇게 대부분의 아파트들이 그렇게 규정하고 있는 이유는 관리규약을 대체적으로 법에서 정하거나 관련기관에서 제공하고 있는 표준규약을 아파트관리규약으로 채택하고 있기 때문입니다.

아파트입주자대표회의는 비영리단체로서 비영리단체의 경우 정부의 예산회계법을 준용하여 운용하는 것이 일반적이고 예산회계법에 따르면 예산을 편성하고 예산내의 지출에 한해서 지출을 하도록 하고 있습니다. 이때 미처 예산에 편성하지 못한 예기치못한 지출에 충당하기 위한 것이 예비비입니다. 또한 예비비적립의 경우 전년도 관리비총액의 2/100를 초과하지 못하도록 일반적으로 규정되어 있습니다.

하지만 대부분의 아파트가 관리규약에는 예산제도를 명문화해 놓고 있으면서 실질적으로 예산제도를 사용하는 경우는 거의 없습니다(본인이 회계감사한 약30개의 아파트단지중 예산제도를 채택하고 있는 아파트는 단 한곳뿐 이었음). 그러므로 예산제도를 채택하지 않고 있는 상황에서 예비비적립이란 있을 수가 없으므로 관리규약에 따라 전액 장기수선충당금으로 적립되어야 하는 거죠..

그런데도 불구하고 아파트감사를 나가보면 90%이상의 아파트가 이 규정을 위반하고 있습니다. 어떤 곳은 감사보고서에 이러한 사항을 지적하여도 다음해에 가보면 개선하지 않는 경우마저도 있습니다(이런 경우는 회계감사를 왜 의뢰하는지 싶은 생각이 듭니다).

만약 관리규약에 따라 장기수선충당금으로 적립하지 않았을 경우에 아파트를 임대하고 있는 소유자로부터 이의제기를 당할 경우 입주자대표회의의 임원들에게 그 책임을 물을 가능성이 상당히 높다고 하겠습니다. 왜냐하면 장기수선충당금은 소유자들에게 귀속되는데 장기수선충당금을 적립하지 않고 다른 용도로 사용하여 버리면 아파트소유자의 재산으로 아파트 입주자를 위하여 사용한 셈이 되므로 민사책임을 부담하여야 할 가능성이 높다는 것입니다.

관리외수익은 회계연도말에 결산을 하게되면 이익잉여금을 구성하게 됩니다. 그리고 결산후 첫 입주자대표회의에서 이익잉여금의 처분을 결의할 텐데요...이때 장기수선충당금으로 적립을 하는 것입니다. 분개는 다음과 같이 하면 됩니다.
(차) 이익잉여금 xx,xxx,xxx (대) 장기수선충당금 xx,xxx,xxx

그리고 위 장기수선충당금적립액은 반드시 외부금융기관에 별도로 적힙하여야 합니다. 즉 기존의 장기수선충당예치금계좌에 위 금액만큼 동일한 금액을 추가로 적립하여야 한다는 뜻이죠. 이때 분개는 다음과 같이 이루어집니다.
(차) 장기수선충당예치금 xx,xxx,xxx (대) 제예금 xx,xxx,xxx