아파트건 아파트형공장이건 오피스텔이건 세금계산서는 모두 발행되는 것입니다. 아파트나 상가건물 등을 회계감사해본 결과 집합건물(아파트를 포함)의 관리비와 관련한 형식상의 관리비흐름은 두가지 정도로 선택하여 사용되고 있는 것으로 보입니다. 첫째는 위탁관리회사는 위탁관리비만 입주자들에게 세금계산서 등을 발행하고 나머지 제반 관리비용(수선용역, 청소비, 소독비, 경비비 등등)은 외부 공급자로부터 입주자(입주자대표회의)에게 직접 발행하는 형식을 취하는 것이구요. 둘째는 제반 관리비용에 대한 세금계산서 등을 위탁관리회사앞으로 세금계산서 등을 발행하고 다시 동일한 금액에다 위탁관리비를 추가하여 위탁관리회사가 입주자(입주자대표회의)에게 세금계산서 등을 발행하는 경우입니다. 두 가지 다 세법 규정상 문제는 없습니다만, 간혹 세금계산서발행 등을 잘못하거나 누락하는 경우가 종종 있습니다.

세금계산서를 발행할 것인지 계산서를 발행할 것인지 아니면 세금계산서나 계산서가 아닌 내역서(명세서)만 발행할 것인지는 그 관리비의 항목이 부가가치세 과세대상인가(세금계산서 발행) 면세대상인가(계산서 발행) 아니면 단순하게 관리비용에 대한 부과대리만 하는 것인가(내역서만 발행)를 결정하는 것입니다.

예를 들면 청소비(과세대상)의 경우는 세금계산서를 발행하는 것이며, 경비비(면세대상)의 경우는 계산서를, 관리사무소 직원의 인건비(고용주체가 아파트입주자가 되는 것임)의 경우는 내역서만 발행되면 되는 것입니다.

고유번호증이 있느냐 없느냐는 세금계산서를 발행하는가 계산서를 발행하는가와는 별개의 문제입니다. 고유번호증이 있으면 입주자에게 일일이 세금계산서 등을 발행할 필요없이 고유번호증의 고유번호로 일괄하여 세금계산서 등을 발행하면 되는 것이구요... 고유번호증이 없다면 입주자대표의 주민등록번호로 세금계산서 등을 발행하면 됩니다. 만약 입주자대표회의(상가의 경우 번영회 등이 입주자 대표회의를 대신하는 경우가 대부분임)가 구성되어 있지 않다면 입주자 개개인의 주민등록번호로 세금계산서 등을 발행하면 되는 것입니다. 또 입주자 등이 고유번호증이 없다거나 사업자가 아니라면 굳이 세금계산서 등을 발행하지 않아도 관리비부과내역서를 관리비와 부가가치세를 별도로 표시하여 발행하고 이를 근거로 부가가치세신고를 하여도 무방합니다. 즉 공급받는자가 비사업자라면 부과내역서가 세금계산서 등을 대신할 수 있다는 것입니다.

집합건물의 회계와 관련하여 주택법이나 건축법과 어떤 관련이 있는 것인지에 대해서는 세부적인 설명이 곤란합니다. 건축법은 회계처리와 관련하여서는 특별한 규정이 없는 것으로 알고 있구요, 주택법에 보면 입주자대표회의의 구성이라든가 관리비의 항목을 어떻게 하라든가 하는 등의 규정들이 있는데요 주택법의 경우 분량이 많지 않으므로 주택법, 주택법시행령, 주택법시행규칙을 입수하여 한번 읽어 보시기 바랍니다. 관련법령은 인터넷으로 검색하면 쉽게 찾을수 있구요, 해석상의 의문사항이 있으시면 전화상담(031-482-3343, 011-586-1103)하여 주셔도 무방합니다. 건축법의 경우 회계처리와는 무관하나 집합건물관리와는 관련된 규정이 일부 있습니다. 마찬가지로 분량이 그렇게 많지는 않으니 읽어보시구요 의문사항은 사안별로 별도로 상담해 주시기 바랍니다. 전체적으로 포괄적인 질문을 하시면 많은 분량을 일일이 열거하여 설명을 드릴수가 없음을 이해하시기 바랍니다.